Abrechnug Betriebskosten 2020 Mietwohnung Frist

8 Tipps für die Betriebskosten-Abrechnung

Die jährliche Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten zwischen Vermieter und Mieter führt oft zum Streit. Die Abrechnung ist kompliziert und fehleranfällig und oft nicht sehr transparent. Wir geben 8 Tipps, damit die Abrechnung der Betriebskosten zwischen Vermieter und Mieter klappt. Die Hinweise basieren auszugsweise auf einem Bericht von Rechtsanwältin Birgit Noack in Ausgabe 11/2021 der Bayerischen Hausbesitzer-Zeitung (S. 597-601). Der Einfachheit halber ist in diesem Text stets von „Vermieter“ und „Mieter“ die Rede – gemeint sind Personen aller Geschlechter.

1. 12-Monats-Frist beachten

Spätestens 12 Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode hat der Vermieter über die Heiz- und Betriebskosten abzurechnen, sofern der Mieter entsprechende Vorauszahlungen entrichtet hat. In der Regel ist die Abrechnungsperiode mit dem Kalenderjahr identisch, reicht also vom 1.1. – 31.12.. Wichtig: Die Frist richtet sich nach der Zustellung der Abrechnung beim Mieter. Die Abrechnung sollte daher rechtzeitig versendet und gegebenenfalls durch Einschreiben oder Boten zum Nachweis zugestellt werden.

2. Nach Fristversäumnis geht Zahlungsanspruch verloren

Verpasst der Vermieter die Abrechnungsfrist aus Gründen, die er zu vertreten hat, so geht sein Zahlungsanspruch gegenüber dem Mieter verloren. Das gilt natürlich nur für den Fall, dass der Vermieter Anspruch auf eine Nachzahlung hat. Im Fall einer Erstattung von Betriebskosten durch den Vermieter geht der Anspruch des Mieters nicht verloren (siehe auch Punkt 5).

3. Auch bei Mieterwechseln gilt die 12-Monats-Frist

Zieht der Mieter aus, hat er kein Anrecht auf eine vorzeitige Zwischenabrechnung. Auch in diesem Fall gilt die 12-Monats-Regel. Der Vermieter ist auch nicht zu einer Teilabrechnung verpflichtet. Ihm steht das Recht zu, einen Teil der Mietkaution für eine eventuelle (begründete) Nachforderung einzubehalten.

4. WEG-Verwaltung rechnet zu spät ab: intensives Bemühen nachweisen

Während der Corona-Pandemie haben sich viele Betriebskostenabrechnungen erheblich verzögert. Eigentümerversammlungen zum Beschluss der Abrechnungen fanden teils nicht statt und die Verwaltungen kämpften mit Personalengpässen und Home-Office. Dies befreit den Vermieter jedoch nicht automatisch von der Abrechnungspflicht. Er muss dem Mieter sein intensives Bemühen um die Abrechnung nachweisen. Er sollte also mit Nachdruck die Abrechnung von der Verwaltung verlangen und auf eine etwaige Haftung der Verwaltung hinweisen. Kommt er dieser Pflicht nach, geht die Fristversäumnis in der Regel nicht zu seinen Lasten. Der Vermieter kann die Abrechnung übrigens auch ordnungsgemäß erstellen, wenn die WEG noch nicht über die Abrechnung beschlossen hat (siehe Punkt 6).

5. Mieter darf Zahlungen zurückbehalten

Wenn der Vermieter seiner Pflicht zur Abrechnung nicht fristgemäß nachkommt, ist der Mieter berechtigt, die laufendes Vorauszahlungen einzubehalten. Dies gilt solange, bis der Vermieter die fällige Abrechnung ordnungsgemäß erstellt. Wurde das Mietverhältnis zwischenzeitlich beendet, kann der Mieter die Erstattung seiner Vorauszahlungen verlangen.

6. Abrechnung muss ordnungsgemäß sein

Die Abrechnung gilt nur als fristgemäß, wenn sie auch ordnungsgemäß erstellt wurde. Die Abrechnung darf also nicht auf den Vorjahreswerten oder pauschalen Annahmen basieren. Auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es hingegen nicht an. Stellt sich also ein Fehler in der Abrechnung heraus, gilt sie trotzdem nicht als verspätet. Die Abrechnung gilt als ordnungsgemäß, wenn mindestens 4 Angaben darin enthalten sind:

  • Gesamtkosten für jede einzelne Betriebskostenposition
  • Verteilschlüssel mit Erläuterung
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen

7. Das gehört zu den Betriebskosten

Grundsätzlich gilt: Nur wenn im Mietvertrag eine gültige Vereinbarung zur Abrechnung der Betriebskosten getroffen wurde, können die Betriebskosten auch tatsächlich abgerechnet werden. Wurde neben der Kaltmiete eine Abrechnung von Betriebskosten gemäß §2 der Betriebskostenverordnung getroffen, dürfen vom Vermieter alle umlagefähige Kosten an den Mieter belastet werden. Dies sind laut Betriebskostenverordnung unter anderem:

  • Grundsteuer
  • Wasser und Schmutzwasser
  • Entwässerung
  • Heizung und Warmwasser
  • Aufzug
  • Straßenreinigung
  • Müll und Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hausmeister und Kaminkehrer
  • Einrichtung der Wäschepflege
  • Sonstige Betriebskosten

8. Verteilerschlüssel für die Betriebskosten

Die Betriebskosten werden nach dem jeweils gültigen Verteilerschlüssel auf den Mieter umgelegt. Der Schlüssel richtet sich nach dem Mietvertrag. Dort können verschiedenen Verteilerschlüssel wie eine Umlage nach Wohnfläche, Miteigentumsanteil oder Verbrauch vereinbart sein. Ist kein Schlüssel im Mietvertrag vereinbart, sind die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche im Haus zu verteilen. Dabei kommt es auf die tatsächliche Wohnfläche an. Eine Ausnahme bilden die die Kosten für Heizung und Warmwasser. Diese sind in der Regel zwingend nach Verbrauch abzurechnen.

Foto: JJFarquitectos/istockphoto.com


Scroll to Top